Executive Assistant to CEO with English&Spanish C2 - Barcelona

Oportunidad de contrato indefinido con el cliente final, que ofrece estabilidad a largo plazo y crecimiento profesional dentro de una empresa en rápido crecimiento.

• Proporcionar apoyo administrativo y ejecutivo de alto nivel al CEO.
• Gestionar y coordinar una agenda compleja y con cambios frecuentes en múltiples zonas horarias.
• Priorizar y filtrar las comunicaciones entrantes, incluyendo correos electrónicos, llamadas y solicitudes de reuniones.
• Organizar y coordinar reuniones internas y externas, asegurando que toda la documentación y los materiales estén preparados con antelación.
• Preparar órdenes del día, presentaciones, informes, notas informativas y correspondencia en inglés.
• Redactar las actas de las reuniones y realizar el seguimiento de las acciones derivadas para asegurar su cumplimiento en tiempo y forma.
• Coordinar los preparativos de viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, visados, transporte e itinerarios detallados.
• Actuar como punto de contacto clave entre el CEO y los principales interlocutores, clientes, socios y departamentos internos.
• Gestionar información confidencial y sensible con el más alto nivel de discreción.
• Apoyar la toma de decisiones ejecutivas mediante la recopilación de información, la preparación de análisis y la anticipación de posibles problemas.
• Organizar eventos corporativos, reuniones de liderazgo, reuniones de la junta directiva, reuniones fuera de la oficina (off-sites) y eventos con clientes.
• Tramitar informes de gastos y supervisar los presupuestos y gastos relacionados con la dirección.
• Coordinar la aprobación de facturas, órdenes de compra (POs) y colaborar con el departamento de Finanzas en relación con los pagos y el seguimiento del presupuesto.
• Colaborar con proveedores externos y prestadores de servicios para garantizar un funcionamiento eficiente de la oficina.
• Recibir y asistir a visitantes, clientes y socios comerciales que asistan a reuniones con el CEO.
• Anticipar conflictos de agenda y desafíos operativos, proponiendo soluciones de forma proactiva.
• Apoyar proyectos especiales e iniciativas estratégicas según sea necesario.

Buscamos un/a Executive Assistant para el CEO, altamente organizado/a, proactivo/a y profesional, para proporcionar un apoyo integral en un entorno multinacional de ritmo rápido. El/la candidato/a seleccionado/a actuará como un socio de confianza para el CEO, garantizando la fluidez de las operaciones diarias y una coordinación perfecta entre los equipos y las partes interesadas internacionales. El inglés será el idioma principal de comunicación.

• ¿Tienes experiencia como Executive Assistant para perfiles C-level (CEO/VP/Director)?
• ¿Tienes un nivel C2 de inglés y un nivel C1 de español?

• Experiencia previa como Executive Assistant apoyando a ejecutivos C-level, preferiblemente a un CEO.
• Experiencia trabajando en una empresa internacional o multinacional.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés (C1 o C2) y español (mínimo B2/C1).
• Gran dominio de Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) y herramientas de colaboración.
• Excepcionales habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar eficazmente en un entorno dinámico.
• Alto nivel de profesionalidad, discreción y confidencialidad.
• Fuertes habilidades interpersonales y capacidad de gestión de interlocutores (stakeholders).
• Mentalidad proactiva, orientada a soluciones y centrada en los detalles.