Programa de Graduados - Gestión de Oficina y Apoyo Ejecutivo

• Experiencia previa de nivel inicial como Executive Assistant apoyando a ejecutivos C-level o alta dirección en un entorno internacional.
• Es muy deseable contar con experiencia previa apoyando a equipos de liderazgo comercial, de crecimiento, marketing o de negocio.
• Excelentes capacidades de organización y planificación.
• Gran capacidad para priorizar y gestionar múltiples prioridades simultáneamente.
• Alto nivel de confidencialidad, integridad y discreción.
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
• Mentalidad proactiva con gran capacidad de resolución de problemas.
• Atención al detalle y compromiso con la excelencia.
• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno internacional y de ritmo rápido.
• Flexibilidad y adaptabilidad a las cambiantes prioridades del negocio.
• Conocimientos avanzados de Microsoft Office, especialmente PowerPoint, Excel y Outlook.
• Se valorará la experiencia con SAP, Concur y herramientas de colaboración (Microsoft Teams, SharePoint, etc.).
• Es deseable tener visión financiera para el seguimiento de presupuestos y la gestión de gastos.

• Título universitario.
• Se considerará un plus contar con una certificación adicional como Executive o Personal Assistant.

• Inglés fluido (escrito y hablado).
• El español es una gran ventaja.

• Una cultura de trabajo emprendedora, creativa y acogedora
• Oportunidades de aprendizaje y desarrollo
• Una empresa internacional con muchas oportunidades de crecimiento profesional
• Un paquete competitivo de compensación y beneficios

Proporcionar apoyo como Graduate Assistant a la EA del Chief Consumer & AI Acceleration y su equipo.

• Apoyar a la EA en la gestión y coordinación de la compleja agenda del Chief C & AI Acceleration, priorizando reuniones, revisiones de negocio, iniciativas estratégicas, viajes y plazos clave.
• Garantizar una coordinación fluida de las reuniones internas y externas en múltiples zonas horarias.
• Anticipar conflictos de agenda y optimizar proactivamente la agenda ejecutiva bajo la dirección de la EA.
• Apoyar a la EA en la coordinación de vuelos, alojamiento, transporte y logística de viajes para el Chief C & AI Acceleration.
• Apoyar a la EA en la preparación y tramitación de los gastos de viaje de acuerdo con las políticas de la empresa.
• Apoyar a la EA en la organización de town halls, talleres y eventos offsite para la organización de Consumer.
• Recibir a los visitantes y garantizar una experiencia ejecutiva excepcional. Saludar a los visitantes en nombre del equipo y asegurar que la configuración de las salas de reuniones sea impecable.
• Apoyar a la oficina del Chief C & AI Acceleration con solicitudes mientras ella se encuentre en la oficina de Barcelona. Asegurar que su oficina esté reservada los días que esté allí. Tareas ocasionales de compra de café y almuerzos para la oficina del Chief C & AI Acceleration. Solicitudes ad hoc de la oficina del Chief C & AI Acceleration.
• Apoyar la administración del presupuesto para la organización de Consumer bajo la dirección de la EA.
• Emitir órdenes de compra (POs), supervisar facturas, realizar el seguimiento de los pagos y coordinar con el departamento de Finanzas para resolver cualquier incidencia bajo la dirección de la EA.
• Coordinar los requerimientos de la oficina y asegurar que la oficina ejecutiva funcione de manera eficiente.
• Gestionar los suministros de oficina y anticipar las necesidades administrativas.
• Coordinar con IT y Facilities para asegurar que todas las herramientas ejecutivas y espacios de trabajo funcionen eficazmente.
• Coordinar la aprobación de documentos, la recogida de firmas y los procesos administrativos que requieran revisión ejecutiva.
• Mantener archivos y documentación confidencial con el más alto nivel de discreción.