Asistente Ejecutivo (hablantes de francés e inglés)

Estos son los requisitos que decidirán la contratación. Indagaremos en cada uno con pruebas específicas, así que, por favor, ven preparado con ejemplos.

1. Has apoyado a altos ejecutivos en un entorno exigente.

Tienes al menos 5 años de experiencia como Executive Assistant de un CEO o ejecutivo de nivel C, idealmente en una empresa internacional y de ritmo rápido. Te preguntaremos cómo gestionaste prioridades contrapuestas, qué anticipaste antes de que se te pidiera y cómo manejaste un plan que se desmoronó en el último minuto.

2. Eres excepcionalmente organizado/a y proactivo/a.

Gestionas agendas complejas, viajes y eventos con precisión, piensas con antelación y asumes la responsabilidad en lugar de esperar instrucciones. Aportas estructura y sabes cómo mantenerla cuando todo cambia.

3. Eres una persona completamente digna de confianza.

Manejas información confidencial y sensible con absoluta discreción y un juicio sólido, y sabes qué compartir, con quién y cuándo.

4. Te comunicas excepcionalmente bien.

Se requiere inglés y francés fluidos. Escribes de forma clara y profesional, te sientes cómodo/a interactuando con miembros del consejo, inversores y ejecutivos, y adaptas tu tono a cada audiencia.

5. Dominas las herramientas modernas.

Tienes un alto nivel de competencia en Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel) y te sientes cómodo/a adoptando nuevas herramientas digitales e IA para trabajar de forma más eficiente.

• Experiencia en un entorno respaldado por private equity.

• Experiencia en una empresa de tecnología, automoción o SaaS B2B.

• Un tercer idioma europeo: español, alemán, neerlandés o una lengua nórdica.

• Experiencia apoyando a un equipo ejecutivo o a una Oficina del CEO, no solo a un individuo.

Nuestro CEO lidera una empresa europea con presencia en múltiples países, un Executive Leadership Team distribuido en diferentes ubicaciones, un consejo de administración de private equity y una agenda de transformación que afecta a todas las áreas del negocio.

Serás la mano derecha del CEO en materia de organización y gestión del tiempo. Gestionarás una agenda exigente y de cambios rápidos, prepararás y realizarás el seguimiento de reuniones ejecutivas, coordinarás viajes por toda Europa y te asegurarás de que nada importante se pase por alto.

Trabajarás estrechamente con el Chief of Staff y el equipo ejecutivo, actuando como núcleo de información, preparación y seguimiento en toda la Oficina del CEO.

Este es un rol proactivo, no reactivo. Anticiparás las necesidades antes de que se te pidan, tomarás decisiones basadas en el juicio sobre las prioridades y manejarás información altamente confidencial con total discreción.

• El tiempo del CEO se dedica visiblemente a las prioridades correctas, con una agenda organizada, anticipada y resiliente al cambio.

• Las reuniones ejecutivas están bien preparadas, se desarrollan puntualmente y tienen un seguimiento constante.

• Los ejecutivos y socios ven la Oficina del CEO como un equipo resolutivo, fiable y discreto.

• Has simplificado y mejorado el funcionamiento de la Oficina del CEO, con rutinas y herramientas en las que otros confían.

Como miembro clave del equipo, serás responsable de:

• Gestión de la agenda y del tiempo. Responsabilidad total de la agenda del CEO de principio a fin: priorizar solicitudes, proteger el tiempo de concentración, resolver conflictos y adaptarse rápidamente cuando los planes cambien.

• Reuniones ejecutivas. Organización de las reuniones del Executive Leadership Team, sesiones fuera de la oficina (offsites) y rutinas de gobernanza: programación, órdenes del día, materiales, logística, actas y seguimiento de acciones.

• Viajes y logística. Planificación y gestión de viajes complejos por toda Europa y otros destinos, incluyendo itinerarios, visados si fueran necesarios, alojamiento y reporte de gastos.

• Comunicación y preparación. Preparación de notas informativas, presentaciones y documentos, filtrado y priorización de solicitudes entrantes, y redacción de correspondencia en nombre del CEO.

• Relaciones con los stakeholders. Actuar como punto de contacto de confianza para ejecutivos, miembros del consejo, inversores, clientes y socios, y representar a la Oficina del CEO con profesionalidad.

• Eventos y proyectos. Organización de eventos de liderazgo y de la empresa, apoyo en proyectos especiales liderados por la Oficina del CEO y mejora continua del funcionamiento de la oficina, incluyendo el uso de IA y herramientas digitales.