Responsable de Oficina y Asistente Ejecutivo

Conocimientos y habilidades

• Mínimo de 3 años de experiencia en gestión de oficinas, instalaciones o funciones operativas.

• Capacidad para anticiparse y actuar por iniciativa propia.

• Buenas habilidades de comunicación; capacidad de trabajo en equipo, altamente motivado y fiable.

• Conocimientos básicos de Microsoft Office y/o aplicaciones informáticas similares.

• Comprensión básica del negocio de seguros y/o banca.

• Enfoque orientado a resultados, incluyendo la capacidad de buscar información y mantener la preocupación por la calidad.

• Sólido conocimiento de las normativas de Salud y Seguridad.

• Excelentes habilidades de comunicación en español e inglés.

• Mentalidad proactiva, práctica y orientada al servicio, con capacidad para gestionar múltiples prioridades.

Office Manager

Actualmente buscamos un Office Manager para trabajar en Madrid a jornada completa, reportando al Branch Manager.

El Office Manager garantiza el funcionamiento fluido y eficiente de la oficina de Madrid mediante la gestión de las instalaciones, los servicios de oficina, las relaciones con los proveedores, las compras, las iniciativas ESG y medioambientales, la gestión de viajes, la salud y seguridad, la coordinación de IT, la continuidad física del negocio y el apoyo a la oficina local. El puesto contribuye a un entorno de trabajo seguro, sostenible y productivo, al tiempo que apoya la excelencia operativa.

Responsabilidades:

• Supervisar todos los aspectos de la gestión de la oficina, incluyendo el mantenimiento de las instalaciones, la planificación del espacio, la asistencia ejecutiva y la optimización del lugar de trabajo.

• Gestionar las relaciones y los contratos con proveedores y prestadores de servicios externos, incluyendo limpieza, catering, mantenimiento y seguridad.

• Liderar los procesos de compras y apoyar la adquisición rentable alineada con las políticas internas y los presupuestos.

• Actuar como contacto local de IT, coordinándose con los equipos globales de IT para resolver problemas técnicos y gestionar las necesidades de equipos.

• Garantizar el cumplimiento de las normativas de Salud, Seguridad y Protección, y coordinar la respuesta ante emergencias y las iniciativas de continuidad física del negocio.

• Gestionar las políticas locales de ESG e implementar medidas ambientales y de sostenibilidad en todas las operaciones de la oficina.

• Supervisar el cumplimiento de la política de viajes y gestionar las relaciones con los proveedores de viajes para apoyar la eficiencia y el control de costes.

• Apoyar a Operaciones con el archivo electrónico, la entrada de datos en sistemas, el control de calidad y las actividades de integridad de datos.

• Gestionar la recepción de visitantes, los pases de acceso a la oficina y el apoyo relacionado con la atención al público.

• Asistir a los nuevos empleados con las tareas de inicio, presentaciones y los preparativos de incorporación local.

• Apoyar la administración de reuniones, incluyendo la redacción de actas, la reserva de salas de reuniones y la elaboración de informes o presentaciones ad-hoc según sea necesario.

• Gestionar y organizar agendas ejecutivas complejas y su programación. Planificar y coordinar arreglos de viajes nacionales e internacionales integrales.

• Ayudar a impulsar una buena Conducta para la empresa con el fin de ofrecer los mejores resultados a los clientes / asegurados.