Gerente de Oficina y Coordinador de Eventos

Mínimo de 2 años de experiencia en servicios generales, gestión de oficinas o áreas relacionadas, preferiblemente en entornos corporativos internacionales.

• Capacidad de liderazgo y gestión de equipos.
• Fuertes habilidades organizativas, proactividad y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
• Capacidad para trabajar bajo presión en entornos dinámicos.
• Mentalidad orientada al servicio.
• Espíritu emprendedor, mentalidad de resolución creativa de problemas.
• Persona motivada y con capacidad de trabajar en equipo.
• Resiliente: capaz de adaptarse y rendir en entornos organizativos y de clientes cambiantes, combinado con una actitud positiva ("can-do attitude").
• Demostradas habilidades de colaboración.

• Licenciatura o grado en Administración de Empresas, Facility Management o un campo relacionado.

• Tener un inglés fluido es una habilidad obligatoria para ser considerado.

El propósito de este puesto es garantizar el funcionamiento eficiente de los servicios generales y la gestión de la oficina, proporcionando un entorno de trabajo bien equipado, seguro y funcional, así como una buena experiencia para empleados y visitantes.

Esto incluye la supervisión de la recepción, la coordinación de eventos en las instalaciones, la gestión de suministros de oficina y la optimización de recursos en estrecha colaboración con el equipo de Facility Management.

• Supervisar y coordinar las actividades del área de recepción.
• Garantizar un servicio de alta calidad para visitantes y empleados.
• Coordinar los protocolos de seguridad y acceso.

B. Coordinación de eventos de personal internos y externos en las instalaciones de la empresa

• Organizar reuniones corporativas, conferencias y visitas de clientes.
• Coordinar la logística de los eventos, incluyendo la reserva de salas, catering, equipos audiovisuales y otros requerimientos.
• Servir de enlace con proveedores externos para organizar y supervisar los servicios relacionados con los eventos.
• Dar la bienvenida y asistir a los visitantes, asegurando que reciban una experiencia profesional y amable.
• Supervisar el control, la reposición y el almacenamiento de los suministros y equipos de oficina.
• Gestionar las relaciones con los proveedores, incluido el proveedor del comedor, y negociar y administrar los contratos de servicios y suministros.
• Monitorizar el desempeño de los proveedores, asegurando el cumplimiento de los SLA acordados, los estándares de calidad y los requisitos de servicio.
• Colaborar con el equipo de Facility Management para mantener y mejorar las instalaciones de la empresa.
• Gestionar incidencias y coordinar acciones correctivas dentro de los servicios generales.
• Monitorizar y optimizar el presupuesto asignado a los servicios generales y materiales de oficina.
• Preparar informes de gastos periódicos y proponer iniciativas de mejora.
• Negociar y gestionar contratos de servicios y suministros.
• Garantizar el cumplimiento de los SLA y los estándares de calidad del servicio.
• Colaborar con departamentos como RR. HH., Finanzas, IT y otros para satisfacer las necesidades operativas.
• Apoyar proyectos transversales relacionados con la optimización del lugar de trabajo.
• Liderar y motivar al equipo, gestionando horarios, tareas y evaluaciones de desempeño.
• Garantizar que todas las actividades cumplan con las regulaciones legales y las políticas internas.
• Implementar acciones correctivas y medidas de mejora continua en los procesos operativos.