Especialista de Cuentas por Cobrar y Facturación

• Tienes de 2 a 4 años de experiencia en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, facturación o cobros, idealmente en una agencia, empresa de servicios profesionales o una empresa SaaS con clientes en EE. UU.

• Tienes experiencia práctica con QuickBooks Online. La experiencia con Ramp o una herramienta de AP similar es un plus.

• Eres experto en Google Sheets o Excel, incluyendo búsquedas (lookups), tablas dinámicas y conciliaciones.

• Tienes un nivel de exigencia muy alto en cuanto a la precisión. Las facturas que envías son correctas a la primera.

• Eres un comunicador seguro, educado pero firme con los contactos de clientes en EE. UU., tanto por correo electrónico como en llamadas.

• Tienes buen juicio sobre las personas y las prioridades. Sabes cuándo presionar, cuándo escalar un problema y cuándo esperar.

• Tomas la iniciativa. Planteas los problemas junto con una propuesta de solución en lugar de esperar a que te digan qué hacer.

• Utilizas Claude o herramientas de IA similares en tu trabajo, o tienes muchas ganas de hacerlo.

• Tienes un nivel fluido de inglés, tanto hablado como escrito.

Darkroom no es una agencia típica. Buscamos a los mejores ("A players") que quieran construir algo grande. Nos movemos rápido, pensamos profundamente y esperamos que cada miembro del equipo aporte visión y rigor a todo lo que toca. Mantenemos un estándar muy alto de rendimiento, creatividad y responsabilidad, pero también nos apoyamos mutuamente sin descanso. Sin egos, sin burocracia, solo talento de clase mundial construyendo algo extraordinario.

Creemos en la autonomía con responsabilidad, la verdad por encima de la comodidad y los resultados por encima de la apariencia.

• PTO ilimitado + festivos locales (según tu ubicación): Reiniciar es parte del trabajo. Tómate el tiempo que necesites para mantenerte al máximo.

• Cultura Remote-First: Muchos puestos son totalmente remotos. Se espera que los empleados con base en nuestras sedes de Nueva York o Lisboa, o cerca de ellas, trabajen en formato híbrido con tiempo semanal en la oficina. Las ubicaciones de los hubs incluyen Brasil y España.

• Permiso parental: Permiso parental flexible para apoyar a los nuevos padres durante esta importante transición.

• Crecimiento: Nuestro modelo interdisciplinario ofrece a cada Darkroomer exposición mucho más allá de su función principal. Desarrolla tus habilidades, amplía tu influencia y mantente a la vanguardia de la industria.

Darkroom está contratando a un AR & Billing Specialist para unirse al equipo de Finanzas. Te encargarás de la facturación, las cobros, las cuentas por pagar, los pagos a creadores y la visibilidad de la caja en más de 80 cuentas de clientes y alrededor de 100 facturas al mes. Reportarás al SVP de Finanzas y trabajarás estrechamente con el Finance Operations Manager, quien establece nuestra estrategia de cobros, así como con nuestros responsables de cuenta y el contable externo.

Este no es un puesto de enviar recordatorios. Queremos a alguien que conozca cada cuenta, detecte los riesgos de pago con antelación y decida cómo abordar a cada cliente para que nos paguen a tiempo sin dañar la relación.

Este rol está diseñado para alguien que ve la IA como una parte fundamental de cómo se gestionan las finanzas. Utilizarás herramientas como Claude para verificar cálculos, automatizar tareas repetitivas de facturación y seguimiento, y crear flujos de trabajo que aumenten tanto la velocidad como la precisión de nuestros resultados.

Este es un puesto totalmente remoto que da soporte a un equipo en la zona horaria EST (9 AM-5 PM EST).

• Preparar y emitir todas las facturas de los clientes en cada ciclo, incluyendo los honorarios recurrentes (retainers), proyectos puntuales, tarifas variables y por rendimiento, y el trabajo de soporte web por horas.

• Conciliar las horas registradas y los cálculos de tarifas variables con los contratos y alcances antes de que se envíen las facturas.

• Mantener actualizado el calendario de facturación a medida que los clientes comienzan, cambian el alcance, hacen una pausa o finalizan su relación.

• Gestionar la ejecución de los cobros de principio a fin: dirigir el calendario de seguimiento, gestionar la antigüedad de las cuentas por cobrar (AR aging) y los días de ventas pendientes de cobro (DSO), y seguir la estrategia de cobros establecida para cada cuenta.

• Llevar a cabo el enfoque establecido para cada cuenta, como un recordatorio consolidado antes de la fecha de vencimiento, una llamada con el equipo financiero del cliente o la intervención del responsable de la cuenta, y recomendar cambios cuando un enfoque no esté funcionando.

• Participar en la reunión diaria de control de flujo de caja dirigida por el Finance Operations Manager.

• Señalar con antelación las cuentas en riesgo, como cambios en los patrones de pago, disputas o contactos que no responden, junto con una acción recomendada.

• Preparar el informe semanal de caja y cuentas por cobrar (AR), y redactar la sección de caja y cobros del informe mensual.

• Mantener actualizada la previsión de caja semanal, con los ingresos previstos por cliente y por semana.

• Gestionar las cuentas por pagar en Ramp: introducir las facturas de proveedores, verificarlas con las aprobaciones y contratos, programar los pagos y mantener actualizados los registros de proveedores.

• Pagar a creadores, socios y pagos por referidos en Ramp una vez que los importes estén aprobados, y mantener actualizados los registros de los beneficiarios.

• Registrar facturas y pagos en QuickBooks, trabajando junto a nuestro contable externo.

• Realizar revisiones cruzadas del trabajo de los compañeros, como el MRR reportado y los datos de clientes frente a los registros de facturación.

• Mantener y mejorar nuestro manual de estrategias de cobro (playbook) y los procesos de facturación.