Coordinador de Eventos y Formación, Endoscopy EMEA

• Se valorará muy positivamente la experiencia previa (mínimo 3 años) en eventos médicos y formación médica.
• Se preferirá la experiencia en gestión de proyectos.
• Experiencia comunicando de forma eficaz y capacidad para establecer relaciones sólidas.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y coordinar varios proyectos simultáneamente, cumpliendo los plazos en un entorno de ritmo rápido.
• Búsqueda de la mejora continua de los procesos y la eficiencia mediante la propuesta de soluciones, el aprendizaje de la experiencia y la implementación de nuevas herramientas.
• Atención a los detalles para garantizar la satisfacción externa e interna.
• Competencias informáticas: se requiere PowerPoint, Excel, Word y Outlook. Se considerará un plus la experiencia con Cvent, Zoom o SalesForce.
• Disponibilidad para viajar (alrededor del 15% del tiempo).
• Competencias lingüísticas: fluidez en inglés; cualquier otro idioma europeo adicional (especialmente francés, español, italiano o alemán) se considerará un plus.

El objetivo principal del "Events and Training Coordinator" es gestionar y asistir en eventos, programas de formación y actividades de educación profesional, en colaboración con los equipos de Marketing local y europeo para identificar necesidades y ejecutar acciones para cada actividad. Este puesto reportará al "Senior Professional Education & Marketing Operations Manager" para el equipo de "Endoscopy EMEA".

El apoyo del "Events and Training Coordinator" es fundamental para organizar eventos de alta calidad y lograr la máxima satisfacción tanto interna como externa.

• Trabajar con el "Professional Education Team", el "Marketing Team", "Tradeshows & Events" y "Business Support" para gestionar eventos tales como programas de formación educativa, reuniones de expertos, consejos asesores, eventos para clientes, webcasts, congresos internacionales, etc.
• Coordinar la preparación de los principales eventos externos junto con el "Senior Professional Education & Marketing Operations Manager" y todas las partes interesadas internas y externas, desde la fase inicial hasta el informe posterior al evento.
• Apoyar ocasionalmente en formaciones y eventos presenciales con los "Professional Education Specialists" y el equipo de "Marketing & Sales" para asistir a los profesionales sanitarios (HCPs) durante las formaciones y al equipo interno durante los eventos.
• Comunicar la información de los cursos a los países.
• Gestionar el registro de cursos/eventos: creación de la web del evento, folletos y materiales de formación.
• Asignar material de aprendizaje previo.
• Recopilar y presentar la documentación requerida para el evento de acuerdo con las directrices de cumplimiento ("compliance").
• Colaborar con los países para asegurar que el profesorado del evento cuente con la documentación adecuada.
• Apoyar la logística de los eventos: reserva de salas, catering, traslados, envío de equipos y coordinación con proveedores locales.
• Supervisar la gestión de inventario de suministros y productos, y realizar pedidos de suministros cuando sea necesario.
• Gestionar las herramientas para ayudar en la ejecución de eventos y programas de formación: Webcast (Zoom), gestión de eventos (Cvent), Acuity y la plataforma SalesForce.
• Supervisar y gestionar el registro, el progreso y la finalización de los entregables educativos mediante métricas y datos presupuestarios.
• Procesar las facturas de los cursos, realizar el seguimiento de los pagos de los HCPs y de las órdenes de compra cuando sea necesario con "Business Support".
• Monitorizar la satisfacción mediante encuestas y métricas; analizar los datos y buscar proactivamente comentarios para la mejora continua.
• Mantenerse al tanto de las normas de cumplimiento ("compliance") de EMEA para interactuar con los HCPs.

Ubicación: en nuestras oficinas de Madrid, España, con un horario de trabajo híbrido (3 días/semana en la oficina + 2 días/semana trabajando desde casa).