Asistente Personal y Gestor de Oficina

• Contrato: A tiempo completo. Presencia en la oficina de Barcelona. Contrato indefinido.

• Salario: 27.119€ brutos/año

• Conciliación de la vida laboral y familiar: 36 días libres al año (23 días de vacaciones + 13 días personales)

• Fecha de inicio: enero de 2027

El Barcelona Institute for Global Health (ISGlobal) es un instituto de vanguardia que aborda los retos de la salud pública mundial mediante la investigación, la traslación a políticas y la educación. ISGlobal cuenta con una amplia cartera en enfermedades transmisibles y no transmisibles, incluidos los determinantes ambientales y climáticos, y aplica un enfoque científico multidisciplinar que va desde el nivel molecular al poblacional. La investigación se organiza en cinco programas: Clima, Contaminación del Aire, Naturaleza y Salud Urbana; Medio Ambiente y Salud a lo largo del Ciclo de Vida; Infecciones Virales y Bacterianas Globales; Malaria y Enfermedades Parasitarias Desatendidas y Salud Materno-Infantil y Reproductiva. ISGlobal cuenta con la distinción Severo Ochoa, un sello de excelencia del Ministerio de Ciencia de España.

El puesto equilibrará el apoyo de asistencia personal a los responsables de investigación asignados con la gestión administrativa diaria de las instalaciones de la oficina. Debido a la naturaleza de las responsabilidades de "Office Management" y al apoyo directo requerido presencialmente, este puesto requiere presencia presencial en Barcelona a tiempo completo al 100%.

• Proporcionar apoyo administrativo diario a los "Principal Investigators" y al personal de investigación sénior asignados.

• Gestionar eficientemente agendas, coordinar reuniones internas/externas y programar citas para múltiples responsables.

• Organizar los preparativos de viajes (logística, reservas, informes de gastos) para los investigadores a los que se brinde apoyo.

• Apoyar la organización de eventos científicos institucionales, talleres y seminarios (logística, salas de reuniones, recepción de invitados).

• Coordinarse con el grupo más amplio de "Personal Assistants" de ISGlobal para asegurar la alineación y el apoyo operativo compartido.

ISGlobal busca un "Personal Assistant & Office Manager" altamente organizado/a, proactivo/a y versátil para proporcionar apoyo de doble función dentro de la institución.

Por un lado, este puesto actuará como "Personal Assistant" (PA), proporcionando un apoyo administrativo integral a varios "Principal Investigators" / "Senior Researchers" (gestionando múltiples interlocutores y prioridades simultáneamente). Por otro lado, el/la candidato/a actuará como "Office Manager", supervisando el buen funcionamiento diario, la logística y la gestión de las instalaciones de una de nuestras principales oficinas en Barcelona.

Se recibirán solicitudes de perfiles junior y profesionales al inicio de su carrera con formación administrativa que demuestren fuertes habilidades organizativas, entusiasmo y una gran capacidad de aprendizaje.

Debido a la naturaleza de las responsabilidades de "Office Management" y al apoyo directo requerido presencialmente, este puesto requiere presencia presencial en Barcelona a tiempo completo al 100%.

• Garantizar la eficiencia operativa diaria, la organización y un ambiente acogedor en la sede de la oficina de Barcelona.

• Gestionar los suministros generales de oficina, supervisar el stock y coordinar las solicitudes de compra y mantenimiento.

• Actuar como el principal punto de contacto para visitantes externos, mensajería, proveedores y servicios de las instalaciones.

• Apoyar la gestión del espacio y la configuración de los puestos de trabajo en colaboración con los departamentos de Servicios/IT.

• Mantener el orden en la oficina y asegurar que los procedimientos internos se sigan sin contratiempos.

Esta descripción del puesto refleja los requisitos actuales del mismo, pero puede evolucionar en cualquier momento en el futuro a medida que las funciones y responsabilidades cambien y/o se desarrollen, siempre que se realice la consulta adecuada con el titular del puesto.

Esta descripción del puesto no es una lista definitiva o exhaustiva de responsabilidades, sino que identifica las responsabilidades y tareas clave del titular del puesto. Los objetivos específicos del titular del puesto estarán sujetos a revisión como parte del proceso de evaluación profesional individual.

• Trabajo en equipo.

• Resolución de problemas.

• Capacidad de aprendizaje.

• Excelentes capacidades de organización, gestión del tiempo y multitarea.

• Fuerte actitud orientada al servicio y de ayuda.

• Capacidad para priorizar tareas y trabajar eficazmente con múltiples supervisores.

• Proactividad, iniciativa y ganas de aprender.

• Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.

• Flexibilidad, adaptabilidad y gran espíritu de equipo.

El titular del puesto cumplirá con los principios de ISGlobal contenidos en la People management policy, including Equity, diversity and health safety. El titular del puesto respetará y será responsable de asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de ISGlobal.

El proceso de selección se diseña en dos fases:
1- Fase de entrevista de naturaleza técnica, con el equipo que requiere la incorporación. Para evaluar las habilidades y el CV de la persona.
2 - Reunión con RR. HH. con el/los finalista(s) para terminar de evaluar el perfil y discutir cuestiones contractuales e institucionales.

Si fuera necesario, se podría realizar cualquier prueba técnica. Se requerirá una prueba de evaluación de competencias psicológicas para los puestos estructurales o transversales.

De acuerdo con los principios OTM-R, se forma un panel de contratación con equilibrio de género para cada vacante al inicio del proceso. Tras revisar el contenido de las solicitudes, el panel iniciará las entrevistas, con al menos una entrevista técnica y una administrativa. Durante el proceso, puede requerirse un cuestionario de perfil, así como un ejercicio técnico.

En ISGlobal estamos comprometidos a mantener y desarrollar un entorno de trabajo en el que se respeten los valores y principios de nuestra organización y se promuevan las igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en cada una de las áreas en las que operamos, sin tolerar la discriminación por criterios como la edad, el género, el estado civil, la raza, la etnia, la diversidad funcional, las inclinaciones políticas, la religión, la orientación sexual, la identidad de género o la expresión de género.

Confirmamos nuestro compromiso con el valor de la diversidad de nuestro personal y de nuestra población estudiantil y buscamos promover la paz, la equidad, la diversidad y la inclusión como elementos esenciales para contribuir a mejorar la salud en todo el mundo.