Asistente del Departamento de Life Sciences

• Administración del departamento: Implementar, redactar y actualizar los procedimientos del departamento y la documentación de seguimiento (manuales, listas de comprobación, gestión de archivos), mantener las listas de correo internas y asistir en la actualización de publicaciones en el sitio web.
• Onboarding/Offboarding: Asistir en los flujos de trabajo de incorporación (onboarding) y salida (offboarding), incluyendo comunicaciones de bienvenida, gestión de puestos de trabajo compartidos (hotdesking) y asignación de recursos (portátiles, reasignación de equipos).
• Seguimiento financiero y de RR. HH.: Apoyar el seguimiento de RR. HH. y finanzas para los grupos del departamento, participando en las reuniones de seguimiento con los Group Leaders.
• Gestión de viajes: Gestionar la logística completa de viajes (vuelos, reservas, inscripciones a conferencias) y el cierre financiero en SAP para los PI y los invitados/ponentes.
• Coordinación de eventos y visitantes: Organizar seminarios, talleres y reuniones de proyectos del Departamento, incluyendo la logística de los ponentes y la gestión de la recepción de visitantes.
• Gestión de oficina y espacios: Gestionar las necesidades diarias de la oficina, incluidos los suministros de oficina y las solicitudes administrativas internas.

• Duración: Contrato de duración indefinida debido a las actividades técnicas y científicas vinculadas al proyecto y a la duración del presupuesto
• Fecha de incorporación: lo antes posible

Referencia: 420_26_LS_BCU_ASS

Título del puesto: Life Sciences Department Assistant

El Barcelona Supercomputing Center - Centro Nacional de Supercomputación (BSC-CNS) es el centro de supercomputación líder en España. Alberga MareNostrum, uno de los superordenadores más potentes de Europa, fue miembro fundador y anfitrión de la antigua infraestructura europea de HPC PRACE (Partnership for Advanced Computing in Europe), y es actualmente la entidad anfitriona de EuroHPC JU, la Asociación Europea de Investigación que lidera las inversiones a gran escala y la provisión de HPC en Europa. La misión del BSC es investigar, desarrollar y gestionar tecnologías de la información para facilitar el progreso científico. El BSC combina la prestación de servicios de HPC y la I+D tanto en informática como en ciencias computacionales (ciencias de la vida, de la tierra e ingeniería) bajo un mismo techo, y cuenta actualmente con más de 1000 empleados de 60 países.

Echa un vistazo a la experiencia del BSC:
Canal de YouTube de BSC-CNS
¡Sigamos conectados con la gente del BSC!

Para este puesto, estamos particularmente interesados en las fortalezas y experiencias de vida de las mujeres y de los grupos infrarrepresentados para ayudarnos a evitar la perpetuación de sesgos y descuidos en la investigación científica y de TI. En caso de igualdad de méritos, se favorecerá la incorporación del sexo infrarrepresentado.

Promovemos la Equidad, la Diversidad y la Inclusión, fomentando un entorno donde cada uno de nosotros sea valorado por quién es, independientemente de nuestras diferencias.

Si consideras que no cumples con todos los requisitos, te animamos a que sigas postulándote a la oferta de trabajo. Valoramos la diversidad de experiencias y habilidades, y podrías aportar perspectivas únicas a nuestro equipo.

El Departamento de Life Sciences (https://www.bsc.es/discover-bsc/organisation/scientific-structure/life-sciences) está compuesto por 6 grupos de investigación y 5 unidades técnicas que cubren las principales áreas de Biología Computacional y bioinformática, incluyendo análisis y anotación de genomas, bioinformática estructural, biología de redes y minería de textos. El Departamento alberga los nodos de coordinación y técnicos del nodo español del Instituto Nacional de Bioinformática (INB-ISCIII) de ELIXIR. En general, el departamento tiene como objetivo común los retos técnicos, computacionales y científicos en el campo de la Medicina Personalizada.

La misión de este puesto es prestar asistencia a los Group Leaders y al personal, así como facilitar los asuntos logísticos de los investigadores. El candidato seleccionado trabajará dentro del Departamento de Life Sciences, pero también trabajará en coordinación con el departamento de administración central.

• Formación
  • Nivel de grado universitario o experiencia profesional equivalente.
• Conocimientos esenciales y experiencia profesional
  • Conocimiento de herramientas informáticas: Office Suite, SAP
  • Experiencia en gestión de viajes (reservas, comunicación con agencias de viajes, etc.)
  • Mínimo 1 año en un puesto similar
• Conocimientos y experiencia profesional adicionales
  • Conocimiento del entorno académico
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés y español. El catalán será un plus.
• Competencias
  • Los candidatos deben ser personas proactivas y con automotivación.
  • Capacidad para tomar la iniciativa, priorizar tareas y trabajar bajo plazos establecidos.
  • Capacidad para interactuar y construir relaciones sólidas con los grupos de interés internos y externos.
  • Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en equipo.
  • Alto nivel de responsabilidad.

• El puesto estará ubicado en el BSC, dentro del departamento de Life Sciences

La vacante permanecerá abierta hasta que se haya contratado a un candidato adecuado. Las solicitudes se revisarán periódicamente y se contactará con los candidatos potenciales.

• Department Administration: Implement, write, and update departmental procedures and follow-up documentation (handbooks, checklists, file management), maintain internal mailing lists, and assist with publication updates on the website.
• Onboarding/Offboarding: Assist with onboarding, and offboarding workflows, including welcome communications, hotdesk management, resource allocation (laptops, equipment re-assignment).
• Financial & HR Monitoring: Support HR and finance tracking for departmental groups, participating in follow-up meetings with Group Leaders.
• Travel Management: Manage complete travel logistics (flights, reservations, conference registrations) and financial closure in SAP for PIs and invited guests/speakers.
• Event & Visitor Coordination: Organize Department seminars, workshops, and project meetings, including speaker logistics and visitor reception management.
• Office & Space Management: Handle day-to-day office needs, including office supplies and internal administrative requests.

• Duration: Open-ended contract due to technical and scientific activities linked to the project and budget duration
• Starting date: asap

Reference: 420_26_LS_BCU_ASS

Job title: Life Sciences Department Assistant

The Barcelona Supercomputing Center - Centro Nacional de Supercomputación (BSC-CNS) is the leading supercomputing center in Spain. It houses MareNostrum, one of the most powerful supercomputers in Europe, was a founding and hosting member of the former European HPC infrastructure PRACE (Partnership for Advanced Computing in Europe), and is now hosting entity for EuroHPC JU, the Joint Undertaking that leads large-scale investments and HPC provision in Europe. The mission of BSC is to research, develop and manage information technologies in order to facilitate scientific progress. BSC combines HPC service provision and R&D into both computer and computational science (life, earth and engineering sciences) under one roof, and currently has over 1000 staff from 60 countries.

Look at the BSC experience:
BSC-CNS YouTube Channel
Let's stay connected with BSC Folks!

We are particularly interested for this role in the strengths and lived experiences of women and underrepresented groups to help us avoid perpetuating biases and oversights in science and IT research. In instances of equal merit, the incorporation of the under-represented sex will be favoured.

We promote Equity, Diversity and Inclusion, fostering an environment where each and every one of us is appreciated for who we are, regardless of our differences.

If you consider that you do not meet all the requirements, we encourage you to continue applying for the job offer. We value diversity of experiences and skills, and you could bring unique perspectives to our team.

The Life Sciences Department (https://www.bsc.es/discover-bsc/organisation/scientific-structure/life-sciences) is composed of 6 research groups and 5 technical units covering the main areas of Computational Biology and bioinformatics, including genome analysis and annotation structural bioinformatics, network biology and text mining. The Department hosts the coordination and technical nodes of the Spanish National Bioinformatics Institute (INB-ISCIII) node of ELIXIR. Overall, the department has as a common goal the technical, computational and scientific challenges in the field of Personalized Medicine.

The mission of this role is to give assistance to the Group Leaders and staff, as well as facilitate the logistic issues of the researchers. The selected candidate will work within the Life Sciences Department but will also work in coordination with the central administration department.

• Education
  • University degree level or equivalent professional experience.
• Essential Knowledge and Professional Experience
  • Knowledge of IT tools: Office Suite, SAP
  • Experience in travel management (reservations, communicaiton with travel agencies, etc.)
  • Minimum 1 year in a similar position
• Additional Knowledge and Professional Experience
  • Knowledge of academic environment
  • Excellent written and verbal communication skills in English and Spanish. Catalan will be a plus.
• Competences
  • Candidates must be proactive, self-motivated individuals.
  • Ability to take initiative, prioritize tasks and work under set deadlines.
  • Capacity to interact and build strong relations with internal and external stakeholders.
  • Ability to work both independently and within a team.
  • High level of responsibility.

• The position will be located at BSC within the Life Sciences Department

The vacancy will remain open until a suitable candidate has been hired. Applications will be regularly reviewed and potential candidates will be contacted.