Responsable de Oficina

El Office Manager es responsable de supervisar las operaciones administrativas diarias para garantizar que la oficina funcione de manera eficiente y profesional. Este puesto coordina los servicios de oficina, apoya al personal y al liderazgo, gestiona proveedores e instalaciones, y ayuda a mantener registros precisos y flujos de trabajo internos fluidos.

Responsabilidades clave

Administración y Operaciones de Oficina

Supervisar los flujos de trabajo de la oficina, los horarios y el apoyo administrativo diario

Gestionar el correo entrante/saliente, las entregas y la coordinación general de la oficina

Garantizar que los suministros y equipos de oficina estén abastecidos y funcionen correctamente

Gestión de Instalaciones y Proveedores

Coordinar solicitudes de mantenimiento, reparaciones y llamadas de servicio

Gestionar los proveedores de la oficina (limpieza, soporte informático, mantenimiento de equipos, etc.)

Realizar el seguimiento de los acuerdos de servicio, renovaciones y necesidades básicas de cumplimiento de la oficina

Compras e Inventario

Procesar solicitudes de compra, mantener el inventario de suministros y asistir con las necesidades presupuestarias

Obtener presupuestos, comparar opciones y garantizar compras rentables

Registros y Documentación

Mantener archivos de oficina organizados (digitales y/o en papel)

Apoyar el control de documentos para políticas, formularios y registros internos según sea necesario

Recepción / Soporte al Visitante (si procede)

Recibir a los visitantes y derivar las consultas de forma adecuada

Mantener el profesionalismo y garantizar procesos de registro fluidos

Apoyo al equipo

Apoyar la logística de incorporación (identificaciones, cuentas, suministros)

Asistir con la programación, la reserva de salas y la coordinación de eventos internos

Programación y Coordinación

Coordinar reuniones y calendarios para el liderazgo y/o equipos

Mantener hojas de cálculo o herramientas de seguimiento para tareas y solicitudes de la oficina

Requisitos necesarios

Experiencia en administración de oficinas, coordinación de instalaciones o un rol similar (p. ej., más de 2 años)

Fuertes habilidades de organización y priorización con atención al detalle

Dominio de Google Workspace y/o Microsoft Office (Outlook/Excel)

Excelentes habilidades de comunicación (escrita y verbal)

Capacidad para gestionar múltiples proveedores y plazos

Requisitos deseados

Experiencia en entornos de atención sanitaria, legales, educativos o de servicios profesionales

Familiaridad con herramientas de facturación o procesos contables básicos

Experiencia apoyando tareas de RR. HH. (coordinación de incorporación, trámites básicos)

Comodidad con la coordinación informática ligera (p. ej., gestión de tickets, configuración de dispositivos)

Habilidades y competencias

Mentalidad de servicio al cliente y profesionalismo

Discreción con la información confidencial

Gran capacidad de resolución de problemas y seguimiento

Comunicación oportuna y proactiva con las partes interesadas

Fiabilidad y capacidad para trabajar de forma independiente

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