Especialista en Operaciones Financieras

SOBRE TI

• Grado o formación profesional en contabilidad, finanzas o administración de empresas.
• De 1 a 3 años de experiencia en cuentas por pagar, operaciones contables o administración financiera.
• Preciso y organizado: las facturas, los plazos y los detalles no se le escapan.
• Cómodo con Excel y con rapidez para aprender nuevas herramientas (Payhawk, Business Central, Mews, Notion o similares).
• Comunicador claro que realiza el seguimiento con los colegas de otros países sin necesidad de que se lo recuerden.
• Inglés fluido, hablado y escrito (obligatorio). El francés es una gran ventaja, el español es un plus.
• Derecho a trabajar en la UE sin necesidad de patrocinio de visado.

Deseable

• Experiencia en hostelería, sector inmobiliario o alquileres de corta duración.
• Experiencia en un entorno internacional o de múltiples entidades.
• Experiencia con Payhawk, Business Central u otra herramienta de gestión de gastos.

Ah, y tenemos beneficios...

• Membresía de Emerald Stay membership:
  • Descuento de todo el año del 10% en estancias de Emerald
  • Descuento del 50% en estancias de Emerald durante la temporada baja, en propiedades seleccionadas
  • Descuento en servicios en todos nuestros destinos
• Día libre por cumpleaños
• Entorno de trabajo flexible : tenemos una política flexible de teletrabajo; trabajarás en la oficina los martes y miércoles, el resto del tiempo, tú decides. ¿Te apetece trabajar con otra vista? Ofrecemos 15 días anuales de trabajo remoto desde donde quieras
• Programa de bienestar: contribuiremos hasta con 300 € anuales a tus gastos de bienestar a partir del primer aniversario
• Programa de coaching a partir del primer aniversario
• Programa de referidos de miembros del equipo
• Programa de referidos de propiedades
• Off-site anual
• Eventos de equipo opcionales y regulares

¿Te sientes identificado? ¡Entonces te queremos en el equipo de Emerald Stay!

El Finance Operations Specialist es el motor de las operaciones financieras diarias en nuestras más de 20 empresas del grupo. El puesto se asegura de que cada factura se registre, compruebe y pague correctamente y a tiempo, de que los gastos estén completos y correctamente codificados antes del cierre de mes, de que los datos de ingresos y comisiones concilien, y de que el equipo contable y nuestros equipos locales puedan confiar en información limpia y actualizada.

Es un rol práctico para alguien preciso, organizado y fiable, a quien le guste un proceso limpio y una bandeja de entrada despejada, y que quiera aprender cómo un grupo internacional gestiona sus finanzas desde dentro.

RESPONSABILIDADES

1. Procesamiento de facturas y cuentas por pagar

• Introducir y procesar facturas de proveedores y clientes en Payhawk para todas las empresas del grupo, y revisarlas para asegurar su exactitud, integridad, detalles del proveedor, tratamiento del IVA y categorización.
• Gestionar los buzones de recibos de Payhawk, reclamar facturas, recibos y aprobaciones faltantes, y realizar el seguimiento de los elementos impagados.
• Subir las facturas bancarias y de proveedores de servicios de pago (Revolut, Qonto, suministros y otros) a Payhawk al menos cada dos semanas y marcarlas como pagadas, para que los equipos de contabilidad y de Owners trabajen con datos completos.
• Asignar el tipo de documento y los datos del proveedor correctos a cada gasto, de modo que los asientos contables estén completos desde el primer paso.
• Colaborar con los equipos de Operaciones y locales para verificar las facturas de proveedores y los gastos.
• Exportar y archivar las facturas en el Drive de la empresa al final de cada mes.

2. Pagos y gestión bancaria diaria

• Comprobar las cuentas bancarias y la página de Transferencias Bancarias en Notion dos veces al día.
• Preparar transferencias bancarias y lotes de pago con la documentación justificativa completa, de acuerdo con la matriz de autorización de pagos y los procedimientos de aprobación interna, y realizar su seguimiento hasta que se liquiden. Los pagos son liberados únicamente por los firmantes autorizados.
• Procesar los pagos de alquileres y gastos de los propietarios, con los costes correctamente desglosados entre categorías y entidades.
• Gestionar los pagos recurrentes (oficinas, almacenamiento, alojamiento de empleados) y mantener actualizados los calendarios de pagos mensuales por destino.
• Subir los pagos realizados desde cuentas externas y mantener alineados los datos de Payhawk y del banco.

3. Control de gastos y cierre de mes

• Revisar todos los gastos antes del día 15 de cada mes para que estén correctamente categorizados, asignados y listos para el cierre de mes.
• Verificar el tratamiento del IVA, la información del proveedor y la asignación entre entidades.
• Revisar los gastos "back to owner" cada semana, para que el equipo de Owners disponga de información precisa y actualizada de cada propiedad.
• Revisar los gastos pendientes y liquidar los elementos abiertos antes del cierre de trimestre y de año.
• Apoyar en la exportación mensual, conciliación y archivo de las transacciones de Payhawk.

4. Conciliación de ingresos y reporting

• Conciliar la información de pagos entre Booking.com, Mews y los registros internos.
• Revisar las facturas de comisiones de Booking.com y otros canales frente a las estancias reales antes del día 15 de cada mes.
• Identificar discrepancias y coordinarse con los equipos pertinentes para resolverlas.
• Ayudar en la preparación de informes de control de gestión, supervisando los indicadores operativos clave y preparando la información financiera para las revisiones internas.

5. Apoyo al equipo contable

• Recopilar las facturas y los documentos justificativos solicitados por los contables para las declaraciones de IVA y para los auditores.
• Ayudar a mantener limpios los datos maestros de Business Central, incluyendo el archivo y la eliminación de proveedores y clientes duplicados.
• Apoyar los cierres de mes, trimestre y año con listas de facturas faltantes y la recogida de documentación.

6. Apoyo administrativo y operativo

• Actuar como punto de contacto clave para los equipos locales en materia de gastos e ingresos financieros.
• Registrar a los viajeros que se alojan en nuestras propiedades en España, basándose en la documentación recibida.
• Realizar el seguimiento con los proveedores de suministros y servicios para que las facturas se emitan a la entidad correcta y se reciban a tiempo.
• Mantener ordenado el archivo financiero, tanto digital como físico (armario de almacenamiento de Finanzas).
• Apoyar a Finanzas y Operaciones con tareas administrativas, incluyendo la logística de eventos de equipo.
• Documentar los procesos que realices en Notion y sugerir mejoras al Finance Operations Manager.

INFORMACIÓN CLAVE

• Inicio del empleo: lo antes posible.
• Contrato indefinido, a tiempo completo, puesto de nivel inicial.
• Basado en Barcelona, en la oficina los martes y miércoles; posibilidad de teletrabajo los lunes, jueves y viernes.
• Acceso a información confidencial (pagos, datos de proveedores y propietarios, datos personales de huéspedes): se aplican íntegramente las normas de confidencialidad y protección de datos.
• Las prioridades las establece el Finance Operations Manager; los plazos de pago y de cierre de mes tienen prioridad.