Asistente Ejecutivo

• Experiencia haciendo exactamente esto. Dos o más años como asistente ejecutivo o personal, idealmente apoyando a más de una persona, en una empresa internacional donde el idioma de trabajo fuera el inglés.

• Inglés para trabajar. Correos electrónicos, llamadas con la recepción de un hotel en EE. UU., un mensaje de un fundador a las 8 am. No necesita ser perfecto. Necesita ser fiable.

• Residir ya en Madrid, con permiso para trabajar en España. No podemos patrocinar visados para este puesto.

• Mantener la calma cuando los planes cambian. Un vuelo cancelado a las 22:00 es un problema de logística, no una crisis, y tú ya has resuelto algunos de ellos.

• Discreción por defecto. Verás agendas, contratos, detalles personales y conversaciones que no te corresponden repetir.

• Curiosidad por la IA y uso actual de la misma. Has utilizado ChatGPT, Claude o similares para realizar trabajo real en el último mes, y tienes ganas de ir más allá. Te enseñaremos qué herramientas usamos y esperamos que las aprendas rápido.

• Inglés profesional. El español es un plus para tratar con proveedores y propietarios locales.

• Has apoyado a fundadores o a un equipo directivo en una startup o scale-up.

• Has organizado una mudanza de oficina o montado un nuevo espacio de trabajo desde cero.

• Has gestionado eventos de equipo o retiros fuera de la oficina para más de 20 personas de principio a fin.

Esto es una lista de deseos, no una lista de verificación. Si el puesto te entusiasma pero no cumples todos los requisitos, te animamos a que te postules de todos modos.

Te encargarás del día a día de Causa Prima. Agendas, viajes, el espacio de trabajo en Madrid, merchandising, visitas, las cien pequeñas cosas que hacen que una empresa se sienta organizada o caótica dependiendo de quién las gestione. Aquí, esa persona eres tú.

Somos un equipo en crecimiento en Madrid y Múnich, con un equipo directivo que viaja mucho. Tu trabajo es mantenerlos enfocados en los clientes y en el producto quitándoles de encima todo lo demás. Nadie te entregará un proceso ya hecho; tú lo construirás y luego te asegurarás de que funcione.

Este es un rol operativo y cotidiano, y buscamos a alguien que quiera exactamente eso. Un trabajo bien definido, realizado de forma excelente, dentro de un equipo que notará y agradecerá la diferencia que aportes.

• Gestionar las agendas de los fundadores. Tres personas, mínimo dos zonas horarias, reuniones constantes con clientes e inversores. Tú programas, reprogramas, proteges el tiempo de concentración y te aseguras de que nadie se presente en la llamada equivocada o pierda un vuelo porque dos cosas se solapan.

• Reservar y reprogramar viajes. Vuelos, hoteles, trenes, transporte terrestre por toda Europa y hacia EE. UU. y Oriente Medio. Los planes cambian la noche anterior; tú ya tendrás la alternativa preparada.

• Gestionar el espacio de trabajo en Madrid. Ahora mismo estamos en un coworking: suministros, acceso, invitados, entregas, las pequeñas fricciones que se van acumulando. En seis meses nos mudamos a nuestra propia oficina, y tú te encargarás de la mudanza y de todo lo que conlleva gestionarla a partir de entonces.

• Mantener al equipo contento de forma tangible. Merchandising y kits de bienvenida, comidas de equipo, logística de eventos fuera de la oficina, cumpleaños, el café que la gente realmente bebe. Te das cuenta de lo que falta antes de que nadie lo pida.

• Gestionar la administración que no tiene otro responsable. Contacto con proveedores, facturas y recibos para nuestro equipo financiero, coordinación de mensajería y visitas, documentos que necesitan una firma o un sello. Si es algo pequeño, recurrente y que mantiene la empresa en marcha, recae sobre ti.

• Automatizar lo que se repite. Todo el mundo en Causa Prima es ingeniero. Eso significa que no haces la misma tarea a mano dos veces. Utilizarás agentes de IA para redactar itinerarios, clasificar la bandeja de entrada, comparar opciones de hotel y reclamar recibos, y tendrás acceso a las mejores herramientas de automatización del mercado para hacerlo. Si un flujo de trabajo puede ejecutarse solo, tú haces que se ejecute solo.

• Cubrir también la parte personal. Mantener a los fundadores en su mejor nivel es parte de mantener la empresa en marcha. Parte de lo que llegue a tu mesa es personal: un paquete para devolver, la gestión de la renovación de un visado, una mesa para seis un sábado, un vuelo cancelado que hay que reprogramar. Cada hora que les quites de encima se traduce en tiempo para nuestros clientes y nuestro producto.