About the Role

Para el Barcelona Digital Hub, buscamos una persona Assistant altamente organizada, proactiva y orientada al servicio, que proporcione soporte administrativo, organizativo y operativo tanto al Country IT Head como al Regional IT Head, así como apoyo transversal a los equipos del Hub.

La posición es clave para el buen funcionamiento diario del Hub, facilitando la coordinación, la comunicación y la eficiencia operativa de los equipos digitales (GDD, GIT, GIS, GOT).

Key Responsibilities

Executive & Administrative Support

• Soporte directo al Country IT Head y al Regional IT Head:
• Gestión de agendas complejas y coordinación de reuniones.
• Preparación de presentaciones, documentos y materiales de soporte.
• Seguimiento de acciones, tareas y compromisos.
• Gestión de correspondencia, comunicaciones internas y coordinación con stakeholders internos y externos.
• Apoyo en tareas administrativas generales (POs, aprobaciones, solicitudes internas, etc.).

Travel & Logistics Management

• Organización y gestión integral de viajes individuales y grupales para los miembros del Hub Digital (GDD / GIT / GIS / GOT):
• Reservas de vuelos, hoteles y transporte.
• Coordinación de viajes internacionales y cumplimiento de políticas corporativas.
• Gestión de cambios, incidencias y reembolsos.
• Apoyo logístico a reuniones offsite, workshops y encuentros internacionales.

Facility Management Support

• Soporte a tareas de facility management del Barcelona Digital Hub:
• Coordinación con proveedores de servicios (oficinas, mantenimiento, catering, etc.).
• Gestión de accesos, puestos de trabajo y necesidades logísticas.
• Apoyo en iniciativas de mejora del espacio de trabajo y experiencia del empleado.

Events, Onboarding & Community Support

• Organización de eventos internos del Hub:
• Townhalls, workshops, sesiones de equipo, eventos corporativos y de engagement.
• Coordinación de onboardings para nuevas incorporaciones:
• Preparación logística.
• Coordinación con HR, IT y Facility.
• Asegurar una experiencia de bienvenida fluida y profesional.
• Apoyo a iniciativas de cultura, comunicación y comunidad del Hub.

Coordination & Process Support

• Apoyo en la coordinación entre áreas del Hub y otras funciones corporativas (HR, Finance, Procurement, IT global, etc.).
• Soporte en la gestión y mejora de procesos administrativos y organizativos.
• Mantenimiento de documentación, listas de contacto y repositorios del Hub.

Required Qualifications & Experience

• Formación profesional o universitaria en Administración, Gestión, Asistencia Ejecutiva o similar.
• Experiencia previa (mínimo 2-3 años) en roles de Assistant, Executive Assistant o soporte administrativo en entornos corporativos.
• Experiencia en gestión de viajes, organización de eventos y soporte a directivos.
• Dominio de herramientas Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint).
• Nivel alto de inglés (oral y escrito). Español imprescindible.

Key Skills & Competencies

• Alta capacidad de organización y priorización.
• Excelentes habilidades de comunicación y trato interpersonal.
• Proactividad, autonomía y orientación a soluciones.
• Confidencialidad y profesionalidad.
• Capacidad para trabajar en entornos dinámicos y multiculturales.
• Atención al detalle y enfoque en la calidad.
• Actitud de servicio y colaboración.

What We Offer

• Rol clave dentro de un Hub Digital en crecimiento y con alta visibilidad.
• Colaboración directa con liderazgo IT local y regional.
• Entorno internacional, dinámico e innovador.
• Oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional.
• Modelo de trabajo flexible acorde a las políticas corporativas.

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