Sr. Associate, Administrative Assistant

En Alcon, nos apasiona mejorar la visión y ayudar a las personas a ver de forma brillante. Con más de 25.000 asociados, innovamos sin miedo, defendemos el progreso y actuamos con rapidez para impactar en la salud ocular global. Fomentamos una cultura inclusiva, reconociendo tus contribuciones y ofreciendo oportunidades para hacer crecer tu carrera como nunca antes. Juntos, marcamos la diferencia en la vida de nuestros pacientes y clientes. ¿Estás listo para unirte a nosotros?

El Senior Associate Administrative Assistant proporciona apoyo avanzado en: (1) gestión de presupuestos y órdenes de compra, (2) planificación y ejecución de actividades de marketing según las necesidades del equipo SX IMG, (3) apoyo de asistente ejecutivo al President International Vision Care, (4) apoyo al sistema de contratos, y (5) apoyo a los AMDs en actividades como boletines y aprobaciones. Este rol combina la excelencia administrativa con capacidades de análisis de datos para apoyar las necesidades de la dirección.

En este puesto, un día típico incluirá:

• Consolidar, analizar y realizar el seguimiento del presupuesto de A&P de IMG frente al gasto real para todo el departamento de SX IMG. Trabajar de forma transversal con el VP de Sx Marketing, su equipo y Finanzas para recopilar y consolidar información de forma regular, escalar discrepancias y asegurar que el equipo está asignando el 100% al objetivo.

• Coordinar y administrar todas las Órdenes de Compra (creación, seguimiento, cierre), cargos cruzados y facturas para todos los proyectos de Surgical Marketing, realizar el seguimiento con los proveedores sobre facturas, pagos e incidencias.

• Dar de alta a nuevos proveedores en el sistema y encargarse del mantenimiento de los ya existentes.

Planificación y ejecución de actividades que impactan al equipo SX IMG:

• Coordinar con los diferentes agentes y ejecutar iniciativas de actividades de marketing planificadas, especialmente en las digitales:

• AMDs

• Aprobación en Veeva para congresos regionales

Apoyo de Asistente Ejecutivo al President International Vision Care:

• Proporcionar apoyo de asistente ejecutivo al President International Vision Care, incluyendo la coordinación de la agenda, logística de reuniones, organización de viajes, apoyo con gastos, seguimiento de comunicaciones y preparación de materiales clave según sea necesario.

• Experto en la materia en el sistema de gestión de contratos de ALCON para apoyar a IMG

Responsabilidades de Análisis y Visualización de Datos (alcance adicional)

• Extraer y analizar datos de sistemas internos, bases de datos y fuentes de comentarios de clientes.

• Aplicar técnicas estadísticas para evaluar el rendimiento del producto, identificar tendencias y monitorizar indicadores de seguridad.

• Desarrollar informes, cuadros de mando y visualizaciones para apoyar la toma de decisiones, la elaboración de informes regulatorios y las revisiones de la dirección.

• Traducir conjuntos de datos complejos en información clara y procesable tanto para partes interesadas técnicas como no técnicas.

• Apoyar las actividades de mejora continua mediante recomendaciones basadas en datos.

• Garantizar la calidad, exactitud y coherencia de los datos al compilar informes o preparar entregables analíticos.

• Sólidas habilidades operativas, de comunicación, organizativas y de gestión del tiempo

• Experiencia trabajando en entornos multiculturales y matriciales dentro de un equipo grande geográficamente disperso

• Mentalidad analítica, marketing digital y capacidad de resolución de problemas.

• Competencia en Excel, herramientas de datos y plataformas de visualización (por ejemplo, Power BI, Tableau, etc.)

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades con una mentalidad de simplificación.

• Capacidad para colaborar de forma transversal.

● Gestionar tu propia carga de trabajo y horario mientras alcanzas tus objetivos establecidos

● Colaborar con tus compañeros para compartir mejores prácticas y aprendizajes a medida que el trabajo evoluciona

● Ver tu carrera como nunca antes con oportunidades de crecimiento y desarrollo enfocadas

Mira tu impacto en alcon.com/careers

ATENCIÓN: Empleado actual de Alcon/Trabajador contingente

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At Alcon, we're passionate about enhancing sight and helping people see brilliantly. With more than 25,000 associates, we innovate fearlessly, champion progress, and act swiftly to impact global eye health. We foster an inclusive culture, recognizing your contributions and offering opportunities to grow your career like never before. Together, we make a difference in the lives of our patients and customers. Are you ready to join us?

The Senior Associate Administrative Assistant provides advanced support with: (1) budget & purchase order management, (2) planning and executing marketing activities according to the SX IMG team needs, (3) executive assistant support to the President International Vision Care, (4) contract system support, and (5) support to AMDs in activities such as newsletters and approvals. This role combines administrative excellence with data analysis capabilities to support management needs.

In this role, a typical day will include:

• Consolidate, analyze, and track IMG A&P budget vs. actual spend for entire SX IMG department. Work cross-functionally with Sx Marketing VP, his team and Finance to collect and consolidate information on a regular basis, escalate discrepancies, and ensure team is allocating 100% to target.

• Coordinate and administer all Purchase Orders (creation, tracking, closing), cross-charges, and invoices for all Surgical Marketing projects, follow up with suppliers on invoices, payments, and incidences.

• Set up new suppliers in the system and take care of the maintenance for the existing ones.

Planning and executing activities that impact the SX IMG team:

• Coordinate with the different agents, and execute, on planned marketing activities initiatives, especially in digital ones:

• AMDs

• Veeva approval for Regional congresses

Executive Assistant Support to President International Vision Care:

• Provide executive assistant support to the President International Vision Care, including calendar coordination, meeting logistics, travel arrangements, expense support, communication follow-up, and preparation of key materials as needed.

• Subject matter expert on ALCON contract management system to supports IMG

Data Analysis & Visualization Responsibilities (additional scope)

• Extract and analyze data from internal systems, databases, and customer feedback sources.

• Apply statistical techniques to evaluate product performance, identify trends, and monitor safety indicators.

• Develop reports, dashboards, and visualizations to support decision‑making, regulatory reporting, and management reviews.

• Translate complex datasets into clear, actionable insights for both technical and non‑technical stakeholders.

• Support continuous improvement activities through data‑driven recommendations.

• Ensure data quality, accuracy, and consistency when compiling reports or preparing analytics deliverables.

• Strong operational, communication, organizational, and time‑management skills

• Expertise working in multi-cultural and matrix environments within a large team geographically dispersed

• Analytical mindset, digital marketing and problem‑solving abilities.

• Proficiency in Excel, data tools, and visualization platforms (e.g., Power BI, Tableau, etc.)

• Ability to manage multiple priorities with simplification mindset.

• Ability to collaborate cross-functionally.

● Manage your own workload and schedule while hitting your set targets

● Collaborate with teammates to share best practices and learnings as work evolves

● See your career like never before with focused growth and development opportunities

See your impact at alcon.com/careers

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