Coordinador de Operaciones de Universidades y Sedes

• Se prefieren dos o más años de experiencia en coordinación de operaciones, apoyo a eventos, hostelería, administración universitaria, coordinación de proyectos, apoyo a cuentas por pagar o un campo relacionado.
• Persona altamente organizada y detallista, con capacidad demostrada para gestionar altos volúmenes de plazos, documentos e información cambiante.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés; se requiere fluidez en español para el empleo local y la colaboración en equipo.
• Capacidad para comunicarse profesionalmente con colegas con sede en EE. UU. y socios externos universitarios y de sedes.
• Buen juicio y capacidad para resolver problemas rutinarios de forma independiente, reconociendo cuándo es necesaria la escalada.
• Gran capacidad de seguimiento, gestión del tiempo y priorización.
• Comodidad trabajando con múltiples sistemas y manteniendo datos precisos.
• Competencia en Microsoft Office; se prefiere experiencia con Smartsheet, plataformas CRM, unidades compartidas, sistemas de facturación o herramientas de gestión de contratos.
• Capacidad para trabajar eficazmente entre diferentes culturas, ubicaciones y zonas horarias en un entorno de servicio colaborativo.
• Mentalidad orientada a los datos y disposición para trabajar con IA e identificar mejoras en los procesos.

Educación, experiencia y formación

• Se prefiere licenciatura en Administración de Empresas, Hostelería, Gestión de Eventos, Comunicación, Finanzas o un campo relacionado; se considerará experiencia relevante equivalente.
• Se prefiere experiencia apoyando a equipos o clientes con sede en EE. UU.
• Es un plus la experiencia con flujos de trabajo relacionados con sedes, universidades, hostelería, viajes, eventos, contratos o facturas.
• Debe estar dispuesto a completar todos los requisitos de selección, identificación y verificación de empleo aplicables al puesto y a la legislación local.
• Debe tener acceso fiable a Internet y la capacidad de trabajar dentro de los sistemas aprobados y los requisitos de seguridad de WorldStrides.
• Debe ser capaz de colaborar eficazmente con colegas y socios externos en Estados Unidos y México.
• Puede requerirse viajes locales ocasionales o asistencia a la oficina según las necesidades del negocio.

El University & Venue Operations Coordinator gestiona el ciclo de vida administrativo y operativo de las asociaciones universitarias y de sedes de WorldStrides. Este puesto es responsable de los flujos de trabajo repetibles que mantienen actualizados y en plazo los contratos, plazos, documentación, facturas, información de alojamiento, asignación de espacios, envíos y registros de las sedes. El Coordinador se comunica directamente con los socios de las sedes y los equipos internos sobre asuntos rutinarios, resuelve problemas operativos estándar de forma independiente y escala las excepciones relacionadas con relaciones, finanzas, contratos, capacidad o riesgos al Manager, University Relations & Venue Operations, con sede en EE. UU.

Administración de contratos y documentación

• Mantener el registro maestro de universidades y sedes, incluyendo el estado de los contratos, fechas de renovación, depósitos, enmiendas, documentos requeridos e hitos operativos clave.
• Preparar los materiales para la tramitación de contratos, recopilar la documentación de respaldo y realizar el seguimiento con las partes interesadas internas para mantener las revisiones y aprobaciones según el calendario previsto.
• Realizar el seguimiento de certificados de seguro, formularios fiscales, documentación de proveedores, requisitos de cumplimiento y otros registros estándar.
• Mantener archivos de las sedes organizados y actualizados en los sistemas compartidos aprobados y confirmar que los documentos finales sean accesibles para las partes interesadas pertinentes.
• Identificar información faltante, inconsistencias, plazos próximos y entregables incompletos; resolver lagunas rutinarias y escalar excepciones.

Coordinación de facturación y pagos

• Recibir, organizar y realizar el seguimiento de las facturas de las sedes, depósitos, calendarios de pago, créditos y saldos pendientes.
• Comparar las facturas con los contratos, los servicios aprobados y los calendarios de pago antes de su presentación.
• Enviar las facturas a través de los procesos internos establecidos y realizar el seguimiento con Finanzas, Cuentas por Pagar, Program Delivery y los contactos de la sede según sea necesario.
• Mantener registros de pago precisos e informes de estado recurrentes.
• Resolver dudas rutinarias sobre facturas y escalar discrepancias materiales, cargos disputados o términos financieros no estándar.

Alojamiento, espacio y preparación del programa

• Preparar, dar formato, distribuir y mantener las listas de alojamiento y de habitaciones utilizando los estándares y plazos establecidos.
• Coordinar las necesidades de alojamiento del personal y realizar el seguimiento de los cambios, aprobaciones y presentaciones finales.
• Mantener las asignaciones de aulas, salas de reuniones, espacios de actuación, áreas comunes y otras sedes.
• Recopilar los requisitos de configuración de las salas y confirmar la disposición estándar, el equipo, el acceso y los horarios con los contactos de la sede.
• Mantener los registros de capacidad, identificar posibles excesos de inscripción o conflictos de espacio y preparar la información de respaldo para la revisión del Manager.
• Realizar el seguimiento de la preparación operativa y garantizar que la información necesaria de la sede se comunique a los equipos del programa y del lugar.

Envío y logística operativa

• Realizar el seguimiento de las instrucciones de entrega, horarios de recepción, requisitos de almacenamiento, acceso de carga, detalles de recogida y puntos de contacto de la sede.
• Confirmar los arreglos rutinarios de entrega y recogida y realizar el seguimiento de los envíos retrasados, perdidos o redirigidos.
• Mantener calendarios operativos, cronogramas de hitos y recordatorios de plazos recurrentes.
• Coordinar las reuniones de preparación de la sede y preparar agendas, notas, listas de tareas pendientes y comunicaciones de seguimiento.
• Apoyar la programación rutinaria, la actualización de contactos, las confirmaciones operativas y las consultas logísticas de los equipos internos y los socios de las sedes.

Sistemas, informes y calidad de datos

• Mantener información precisa en SharePoint, sistemas de contratos y otras herramientas operativas aprobadas.
• Actualizar los perfiles de las sedes, la información de contacto, las capacidades, los precios, las notas históricas, los detalles de los contratos y los requisitos operativos.
• Crear cuadros de mando recurrentes, informes de estado, informes de plazos e informes de excepciones para el Manager y las partes interesadas del programa.
• Auditar los registros en busca de información faltante, inconsistente o desactualizada y completar las correcciones rutinarias.
• Mantener plantillas, guías, listas de verificación y procedimientos operativos estándar.
• Investigar posibles sedes y recopilar información inicial, precios, capacidad y detalles de contacto para la revisión del Manager.

Comunicación y resolución de problemas

• Comunicarse directamente con los socios de las sedes y las partes interesadas internas con respecto a formularios rutinarios, plazos, facturas, listas de habitaciones, configuraciones, envíos, programación y confirmaciones.
• Proporcionar un servicio al cliente profesional y oportuno, y mantener registros escritos claros de las decisiones y los elementos de seguimiento.
• Resolver problemas administrativos y operativos estándar dentro de los procedimientos establecidos.
• Escalar preocupaciones de relación, cuestiones contractuales, discrepancias financieras materiales, problemas de capacidad, fallos de servicio o riesgos que requieran el juicio del Manager.
• Participar en las revisiones de cartera y proporcionar actualizaciones concisas sobre el trabajo completado, los próximos plazos, los problemas abiertos y las excepciones.