Centralita

Conocimientos Técnicos y Herramientas

• Dominio de SAP: Experiencia en la creación y validación de pedidos de facturas dentro del sistema.
• Manejo de Tickelia: Capacidad para la validación y control de informes de gastos de viaje.
• Uso de Microsoft Teams: Destreza para la gestión documental y organización de facturas en la plataforma.
• Plataformas de Proveedores: Familiaridad o experiencia en la gestión de usuarios y pedidos en herramientas como Carlson, HRS, JoinUp y Lyreco.
• Gestión de Entornos Compartidos: Manejo y mantenimiento organizado de ficheros en red (como la Carpeta N:).

Experiencia y Competencias Operativas

• Atención Telefónica y Centralita: Experiencia previa en el manejo de centralitas telefónicas y filtrado de llamadas.
• Protocolo de Comunicación: Capacidad para aplicar de forma rigurosa protocolos de atención a medios de comunicación.
• Gestión de Servicios Generales (SS.GG.): Experiencia en la coordinación de recursos internos, tales como la reserva de salas y el control/flota de vehículos de empresa.
• Responsabilidad y Confianza: Compromiso para asumir de forma estricta la actualización de contraseñas críticas y el protocolo de cierre físico de la tienda.

El propósito principal de este puesto es garantizar la eficiencia operativa y el correcto funcionamiento diario de las oficinas centrales, actuando como el núcleo de comunicación y soporte administrativo del departamento de Servicios Generales (SS.GG.).

La persona seleccionada será responsable de la gestión integral de la centralita, la atención de protocolos clave con medios de comunicación y la coordinación de herramientas digitales corporativas (como SAP, Teams, Tickelia y plataformas de proveedores como Carlson, HRS, Joinup o Lyreco). Asimismo, asumirá el control de los recursos compartidos de la compañía, la supervisión de la flota de vehículos, la reserva de espacios y el cierre seguro de las instalaciones, asegurando un entorno de trabajo organizado, digitalizado y eficiente.

• Gestión de Centralita y Comunicación: Uso de centralita, actualización de listados telefónicos, aplicación del protocolo de llamadas para medios de comunicación y gestión de incidencias de centralita y servicios generales mediante CAU.
• Control de Plataformas de Viajes y Movilidad: Tramitación de altas, bajas y cambios de usuarios en Carlson, HRS y JoinUp.
• Gestión Documental y Archivo: Colgar facturas de Carlson, HRS y JoinUp en Teams, control de ficheros compartidos, archivo del material de oficina y actualización estricta de contraseñas en la Carpeta N:.
• Validación Financiera y Compras: Validación de informes de gastos de viaje en Tickelia, creación y validación de pedidos en SAP para facturas del departamento, y compra junto con la validación de pedidos de material de oficina en Lyreco.
• Coordinación de Servicios Generales (SS.GG.): Gestión de la app de comedor Time2Eat, mantenimiento de la agenda de contactos de SS.GG., reservas de salas y control de los vehículos del departamento.
• Seguridad de Instalaciones: Responsabilidad sobre el cierre de la tienda.