Responsable de Oficina y Asistente Administrativo

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• Tres o más años de experiencia en gestión de oficinas, recepción o funciones administrativas, idealmente en una empresa en crecimiento.
• Una persona amable y atenta que disfrute cuidando de los demás y siendo la cara acogedora de la oficina.
• Fluidez profesional completa en español e inglés, tanto escrito como hablado. Se valorará muy positivamente el catalán.
• Experiencia demostrada con contratos, flujos de documentos y sistemas de archivo bien organizados.
• Dominio avanzado de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive), Slack y Notion, y capacidad para aprender nuevas herramientas rápidamente, incluidas las herramientas de IA.
• Comodidad gestionando un presupuesto: elaborándolo, realizándole el seguimiento y rindiendo cuentas sin necesidad de que se le esté recordando.
• Gran capacidad de organización y atención al detalle, con capacidad para compaginar prioridades contrapuestas e interrupciones frecuentes sin perder el hilo.
• Actitud proactiva y resolutiva: detectas lo que hay que hacer y lo solucionas en lugar de pasarlo a otra persona.
• Discreción en el manejo de información confidencial de la empresa, financiera y de las personas.
• Autorización para trabajar en España.

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El Office Manager y Asistente Administrativo se encarga de la oficina y de las personas que hay en ella. Es un rol con dos vertientes: por un lado, todo lo que hace que el día a día funcione —recibir visitas, proveedores, instalaciones, suministros, presupuesto, eventos y viajes—; por otro, el soporte administrativo de la empresa —contratos, firmas, documentación oficial, facturas y archivo—.

Buscamos a alguien amable y atento, que disfrute cuidando de las personas y que se fije en lo que hace que la jornada laboral sea más fácil: un buen café por la mañana, un visitante bien recibido, una sala lista antes de que empiece la reunión. Cuando este rol se desempeña bien, todos los demás pueden seguir con su trabajo sin tener que pensar en nada de esto.

Reportarás al Internal Operations Manager y trabajarás con todos los equipos de la empresa. Es una posición con mucha visibilidad: eres la primera persona que conocen los visitantes y la persona a la que acuden los compañeros cuando hay que resolver algo en la oficina.

• Todo lo que mantiene la oficina operativa y acogedora en el día a día. Estar presente y disponible en la oficina es parte del rol: los compañeros y visitantes siempre deben saber dónde encontrarte.
• Dar la bienvenida a todos los que lleguen —compañeros, candidatos, clientes, socios y proveedores—, anunciándolos y asegurándote de que estén bien atendidos mientras esperan.
• Atender el teléfono y los buzones generales de la empresa, redirigir consultas y tomar mensajes.
• Recibir, registrar y distribuir entregas, correo y paquetes de mensajería, incluyendo el papeleo de aduanas cuando sea necesario.
• Gestionar el acceso de los visitantes: acreditaciones, llaves y el registro de visitas, y entregar el acceso a los nuevos empleados en su primer día.
• Gestionar las operaciones diarias de la oficina y actuar como enlace entre los equipos internos y los proveedores externos.
• Pedir y gestionar los suministros de oficina —café, fruta, agua, papelería y consumibles diarios—, manteniendo el stock en el nivel adecuado.
• Gestionar proveedores y contratos de servicios (limpieza, mantenimiento, vending, seguridad, seguros), desde los presupuestos hasta las facturas, y resolver incidencias cuando surjan.
• Mantener las instalaciones seguras, funcionales y bien cuidadas: reparaciones, inspecciones, llaves y alarmas, y las revisiones periódicas que requiere el edificio.
• Crear, gestionar y realizar el seguimiento del presupuesto de la oficina: elaborar las cifras, seguirlas mes a mes de forma independiente y avisar con antelación de cualquier cosa que requiera una decisión.
• Gestionar el plano de asientos, la reserva de salas de reuniones y el uso de los espacios compartidos.
• Asegurarse de que los empleados tengan el equipo y los recursos que necesitan, coordinándose con IT para portátiles, pantallas y periféricos.
• Gestionar el merchandising interno y los packs de bienvenida para los nuevos empleados.
• Redactar, implementar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos de la oficina.
• Apoyar los proyectos de crecimiento de la oficina —reformas, nuevos espacios y mudanzas— a medida que surjan.
• Responsabilizarse de la estética y los estándares de limpieza de la oficina.
• Actuar como el principal punto de contacto para asuntos administrativos, coordinando con los equipos internos y las partes interesadas externas para que todo funcione sin problemas.
• Gestionar contratos y acuerdos: hacerlos circular para su firma, realizar el seguimiento hasta su finalización y mantener un sistema de archivo organizado y recuperable.
• Organizar, almacenar y mantener toda la documentación fiscal y legal, cumpliendo con la normativa de protección de datos.
• Apoyar la preparación y presentación de justificaciones y documentación oficial para subvenciones, auditorías y organismos públicos.
• Recoger y organizar facturas generales, y procesar las solicitudes de gastos de los empleados.
• Mantener actualizadas las pólizas de seguro de las instalaciones y equipos, y proporcionar la información necesaria para los informes de cumplimiento y regulatorios.
• Gestionar las solicitudes burocráticas y administrativas de documentación oficial dentro de los plazos establecidos.
• Gestionar los buzones generales y las listas de correo.
• Apoyar la parte administrativa de la incorporación (onboarding), para que los nuevos empleados tengan todo listo desde el primer día.

Eventos y viajes

• Organizar eventos internos, almuerzos de equipo, celebraciones y catering, desde la reserva hasta la limpieza.
• Gestionar la logística de los viajes de la empresa —vuelos, hoteles, traslados— y las facturas correspondientes.
• Organizar reservas en restaurantes, la logística de las reuniones y la atención para las visitas a la oficina.
• Apoyar la logística de las conferencias y ferias en las que participe la empresa.