Coordinador de Oficina

• Fluidez en español e inglés – escrito y hablado
• Organizado/a y diligente, con buenas habilidades de gestión del tiempo
• Flexible, capaz de adaptarse y gestionar el cambio
• Gran capacidad de comunicación, utilizando un tono profesional tanto externa como internamente - capacidad para generar confianza y compenetración con las partes interesadas en diversos niveles
• Capacidad para utilizar la propia iniciativa, encontrar soluciones de forma proactiva y asumir decisiones clave sobre las operaciones de la oficina
• Capacidad para trabajar en un entorno profesional dinámico y de ritmo rápido
• Puntual y con capacidad de respuesta
• Gran atención al detalle.
• Capacidad para gestionar pequeños proyectos y eventos en el lugar de trabajo dentro de los plazos y presupuestos acordados.
• Sólida experiencia en el uso de productos MS Office 365

• Control Risks ofrece un paquete de compensación y beneficios posicionado de forma competitiva que es transparente y se resume en la oferta de empleo completa.
• Operamos un esquema de bonificación global discrecional que incentiva y recompensa a los individuos basándose en el rendimiento de la empresa y el individual.
• Control Risks apoya los acuerdos de trabajo híbrido, siempre que sea posible, que enfatizan el valor del tiempo presencial juntos - en la oficina y con nuestros clientes - mientras continúa apoyando el trabajo flexible y remoto.
• Trabajando con nuestros clientes, desde el primer día se les otorga a nuestra gente responsabilidad directa, desarrollo profesional y la oportunidad de trabajar de forma colaborativa en proyectos fascinantes en un entorno global gratificante e inclusivo.
• La Compañía se compromete a impulsar su agenda de diversidad, inclusión y equidad y, como empleado, tendrás acceso a varios grupos de recursos empresariales en la Compañía, incluyendo la red LGBT+ de la Compañía llamada MOSAIC, la Women's Network y Synergy - una red de personas para celebrar y promover la diversidad étnica en Control Risks

Control Risks está comprometido con un entorno diverso y se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los candidatos cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, origen nacional, genética, discapacidad, edad o condición de veterano.

Si requiere que se realicen ajustes razonables para poder participar plenamente en el proceso de entrevista, háganoslo saber y estaremos encantados de adaptarnos a sus necesidades.

El Workplace Services Coordinator es responsable de ofrecer un apoyo excepcional orientado al servicio en nuestra oficina de Madrid. Tendrás un ámbito de actuación variado, trabajando en diversas áreas y en conjunto con empleados, visitantes y clientes para garantizar la coordinación eficiente de las operaciones de la oficina.

• Responsable de las operaciones diarias de la oficina de Madrid para asegurar que la oficina funcione de forma fluida y eficiente
• Primer punto de contacto para los empleados, colaborando con IT, Finanzas, RR. HH. y otros equipos internos según sea necesario
• Actuar como el punto de contacto clave para los proveedores relacionados con la oficina, manteniendo toda la documentación pertinente y procesando los pagos cuando sea necesario, garantizando el cumplimiento de los procesos de Finanzas
• Crear y gestionar una relación de trabajo positiva con el equipo de gestión del edificio, abordando rápidamente cualquier problema para garantizar un entorno de trabajo confortable
• Monitorizar y gestionar las tarjetas de acceso de los empleados, de acuerdo con las políticas del edificio
• Trabajar con ETS (IT) para asegurar que los portátiles, el equipo de escritorio y los teléfonos móviles funcionen eficazmente
• Apoyar la incorporación de los nuevos empleados, asistir en los procesos de bajas y traslados, incluyendo la configuración y orientación en la oficina
• Apoyar la gestión del contrato de arrendamiento de la oficina, realizando el seguimiento de los plazos clave y conectando a todos los responsables de la toma de decisiones
• Trabajar estrechamente con nuestro proveedor externo de servicios de Salud y Seguridad para garantizar el cumplimiento de la legislación española de riesgos laborales
• Mantener un entorno limpio y seguro de acuerdo con las políticas de la empresa y los objetivos de negocio
• Apoyar las iniciativas medioambientales de la empresa realizando el seguimiento y registro de la información necesaria para la oficina de Madrid, como las emisiones de gases de efecto invernadero y el Plastic Free Month
• Colaborar con el equipo de Global Workplace Services para compartir las mejores prácticas y contribuir a la mejora de los procesos en las operaciones de la oficina
• Trabajar con el Madrid Social and Wellbeing Committee para planificar eventos internos para empleados, como la fiesta anual, cenas de oficina o Lunch and Learns. Realizar el seguimiento de la asistencia y el presupuesto, de acuerdo con las directrices globales de Workplace Services
• Apoyar a los empleados visitantes y al personal ejecutivo, gestionando el acceso a la oficina y los preparativos de viajes locales, si fuera necesario
• Coordinar eventos internos y externos, gestionando la logística y asegurando una ejecución fluida
• Supervisar la prestación de servicios de catering para reuniones y eventos, garantizando la calidad y la entrega puntual.
• Redactar y distribuir comunicaciones pertinentes y concisas a los empleados, según sea necesario.
• Mantener el contenido en la intranet y otra documentación interna sobre la oficina de Madrid.
• Realizar tareas de administración general y tareas ad-hoc según sea necesario, para apoyar a los Business Leaders locales, incluyendo el archivo preciso de documentos de la empresa y el mantenimiento de diversos registros.

Por favor, envía tu CV en inglés.