Responsable de Grupos y Eventos

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MISIÓN: Responsable de la maximización de beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y la coordinación de grupos, y la contratación y planificación de eventos en el hotel, asegurándose que todas las necesidades y peticiones del grupo son atendidas apropiadamente y que el desarrollo de los eventos es tal y como se ha planificado. Co-responsable del liderazgo, formación y desarrollo del equipo de Conference Coordinators/Executives del hotel.

Las funciones que realizarás son:

• Definir objetivos de Upselling a los Groups & Event Coordinators para asegurar la maximización de cada grupo/evento. Forma a su equipo en la venta efectiva durante visitas de inspecciones y en momentos de conexión con el cliente/meeting planner cuando ya está el grupo en el hotel.
• Se asegura que la producción (revenue) de todos los grupos y eventos son debidamente reportados en FOCUS/MICE Switch al finalizar el evento y antes del cierre del mes para que los datos suban a los informes globales de MHI del segmento MICE (Grandes cuentas, áreas comerciales, etc).
• Establecer el plan de acción para generar negocio de eventos sociales y reuniones con o sin habitaciones. Dichas acciones pasarán a formar parte del Business Plan del departamento.
• En coordinación con Alimentos y Bebidas, elaborar el presupuesto de F&B así como las proyecciones (forecast) de F&B para su departamento.
• Participar en el business review del hotel aportando la información del segmento grupos & eventos (negocio OTB, oportunidades, ratios confirmación, etc.).
• Preparar la proyección de Banquetes y Salones mensual y trimestral con el análisis comparativo a cada semana y de las posibles desviaciones, añadiendo los detalles requeridos por la Dirección del Hotel y Dirección Comercial.
• Asignar los eventos futuros según agenda del departamento y operativa del grupo (distribuir equitativamente eventos y/o en función perfil miembros equipo y evento).
• A partir de la firma de contrato será la persona que revise los contratos y determine qué persona de su equipo se encargará de la planificación y gestión del grupo en el hotel.
• Compaginar sus funciones de dirección y supervisión del equipo conference con la gestión de eventos a los que da cobertura 360º como si de un Groups & Events Coordinator se tratara.
• Supervisar los resúmenes de grupo de su equipo, así como las órdenes de servicio BEO's de Alimentos y Bebidas asegurando que se distribuyen al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
• Resolver y hacer el seguimiento de cualquier incidente que pueda producirse con un grupo/evento gestionado por su equipo, asegurando que se documentan estos a diario para así poder analizar cuáles son las más repetitivos y poder establecer una solución adecuada y minimizar las incidencias futuras.
• Se asegura que se llevan a cabo debidamente la planificación y dirección de la reunión pre-convención (pre-con) en sus grupos y los de su equipo, para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner al cargo del grupo.
• Cuando necesario, elabora cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel, independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
• Revisar la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente, incluyendo los cargos in-house (No Shows, servicios adicionales F&B contratados in situ, cancelaciones, etc.).
• Participar en la reunión de seguimiento de Créditos del hotel, aportando detalle de los créditos/pagos relacionados con los grupos/eventos del departamento a 3 meses vista.
• En coordinación con Alimentos y Bebidas revisar el pricing asegurando que mantiene coherencia con el compset del hotel en el segmento MICE.
• Participa en ferias del segmento Eventos Sociales (Bodas).
• Realiza las tareas y supervisiones necesarias para la puesta a punto de la salas de reunion y espacios de eventos del hotel.
• Fijar el calendario y lidera las reuniones de BEO's (ordenes de servicios) con los jefes de departamento del hotel.
• Asistir a las reuniones periódicas del departamento comercial aportando su visión y sugerencias en las mismas, en búsqueda constante de mejoras en la operativa.
• Planificar y comunicar los horarios del equipo de Conference en función de los eventos, asegurando cobertura del departamento incluso sin eventos in-house, para la atención de visitas.
• Conocer y trabajar en asociación con aquellas empresas externas que facilitan servicios al cliente de modo complementario a los servicios ofrecidos por el hotel (fotógrafos, floristas, decoradores, empresas de traducción, audio visuales, animadores.......).
• Realizar las visitas de inspección que sean necesarias así como la comunicación de éstas al resto del hotel, asegurándose el éxito de las mismas.
• Se asegura que su equipo realiza las site inspections según los estándares y objetivos definidos en el departamento y hotel.

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