Asistente Ejecutivo/a

El "Executive & Operations Assistant" apoyará al COO y al equipo de Operaciones en general, yendo más allá del apoyo ejecutivo tradicional. El puesto asiste a reuniones clave para redactar actas y realizar el seguimiento de los puntos de acción, hace el seguimiento de los proyectos de Operaciones y ayuda a que la comunicación fluya entre los equipos. Está diseñado como una plataforma de lanzamiento para que un profesional junior crezca hacia un rol dedicado de Operaciones dentro de la compañía.

• Gestionar la agenda del COO, priorizar las solicitudes de reuniones y coordinar la programación con las partes interesadas internas y externas.
• Preparar materiales, órdenes del día y notas informativas antes de las reuniones.
• Gestionar la correspondencia y actuar como punto de contacto en nombre del COO cuando sea apropiado.
• Organizar la logística de viajes cuando sea necesario.
• Preparar y presentar los informes de gastos del COO, garantizando una conciliación precisa y puntual.
• Asistir a las reuniones del equipo de liderazgo y de Operaciones para redactar actas estructuradas.
• Registrar los puntos de acción, los responsables y los plazos, y distribuir resúmenes claros después de cada reunión.
• Realizar el seguimiento de los puntos de acción pendientes hasta su finalización y señalar proactivamente retrasos o bloqueos.
• Apoyar el seguimiento de proyectos e iniciativas de Operaciones (estado, plazos, dependencias).
• Mantener seguimientos y cuadros de mando sencillos para dar visibilidad al progreso de los proyectos.
• Ayudar a coordinar tareas interfuncionales entre Operaciones y otros departamentos.
• Procesar, realizar el seguimiento y conciliar los informes de gastos del equipo de Operaciones, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Apoyar la revisión de facturas y la coordinación con el equipo de Finanzas.
• Mantener un archivo digital organizado para contratos, facturas y documentos clave de Operaciones.
• Coordinarse con proveedores en asuntos administrativos y de compras.
• Servir de enlace de comunicación entre el COO/equipo de Operaciones y otras áreas de la empresa.
• Redactar comunicaciones internas, actualizaciones y resúmenes.
• Ayudar a garantizar que la información fluya de forma clara y puntual entre las partes interesadas.

• Excelentes habilidades organizativas y gran atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para tomar notas claras y estructuradas en reuniones dinámicas.
• Dominio de Google Workspace / Microsoft Office; se valorará la familiaridad con herramientas como Notion, Asana o Trello.
• Se requiere fluidez en inglés; el español y/o el catalán son un plus.

• Trayectoria explícita para crecer hacia un rol dedicado de Operaciones (por ejemplo, Coordinador de Operaciones, Analista de Operaciones, Gestor de Proyectos) en un plazo de 12 a 18 meses.
• Mayor responsabilidad sobre proyectos y procesos a medida que se adquiere contexto de negocio.
• Persona proactiva, discreta y con ganas de aprender cómo funciona la función de Operaciones de principio a fin.

The Executive & Operations Assistant will support the COO and the broader Operations team, going beyond traditional executive support. The role attends key meetings to take minutes and track action items, follows up on Operations projects, and helps keep communication flowing across teams. It is designed as a launchpad for a junior professional to grow into a dedicated Operations role within the company.

• Manage the COO's calendar, prioritize meeting requests, and coordinate scheduling across internal and external stakeholders.
• Prepare materials, agendas, and briefing notes ahead of meetings.
• Handle correspondence and act as a point of contact on the COO's behalf when appropriate.
• Organize travel logistics when needed.
• Prepare and submit the COO's expense reports, ensuring accurate and timely reconciliation.
• Attend leadership and Operations team meetings to take structured minutes.
• Capture action items, owners, and deadlines, and distribute clear summaries after each meeting.
• Track open action items to completion and proactively flag delays or blockers.
• Support tracking of Operations projects and initiatives (status, timelines, dependencies).
• Maintain simple trackers and dashboards to give visibility into project progress.
• Help coordinate cross-functional tasks between Operations and other departments.
• Process, track, and reconcile expense reports for the Operations team, ensuring compliance with company policies.
• Support invoice review and coordination with the Finance team.
• Maintain organized digital filing for contracts, invoices, and key Operations documents.
• Coordinate with vendors and suppliers on administrative and purchasing matters.
• Serve as a communication link between the COO/Operations team and other areas of the company.
• Draft internal communications, updates, and summaries.
• Help ensure information flows clearly and on time across stakeholders.

• Excellent organizational skills and strong attention to detail.
• Strong written and verbal communication skills.
• Comfortable taking clear, structured notes in fast-moving meetings.
• Proficiency with Google Workspace / Microsoft Office; familiarity with tools like Notion, Asana, or Trello is a plus.
• Fluency in English required; Spanish and/or Catalan are a plus.

• Explicit path to grow into a dedicated Operations role (e.g., Operations Coordinator, Operations Analyst, Project Manager) within 12-18 months.
• Increasing ownership over projects and processes as business context builds.
• Proactive, discreet, and eager to learn how the Operations function runs end-to-end.