Gestor de Datos de Asistentes y Gestión de Delegados y Alojamiento

En FIRST, creemos que la pasión, la creatividad y el compromiso de nuestros equipos impulsan nuestro éxito. Por eso ofrecemos una gama de beneficios y ventajas para apoyar tu crecimiento personal y profesional

• Seguro médico privado con BUPA desde el primer día
• 28 días de vacaciones anuales MÁS festivos oficiales
• Día de voluntariado personal
• 20 días de baja por enfermedad cada año
• Permiso parental mejorado (maternidad y paternidad)
• Subsidio de bienestar (Wellness Stipend)
• Acceso gratuito a Headspace, Rocket Lawyer y Maven
• Seguro de Vida
• Programa de Asistencia al Empleado (EAP)
• Plan de Bici al Trabajo
• Préstamo para abonos de transporte (Season Ticket Loan)
• Asignación para teléfono móvil
• Mejoras en el plan de pensiones
• Estructura de bonos discrecionales
• Oportunidades globales: Con presencia en 7 países de todo el mundo, incluyendo sedes en Londres, Nueva York y Singapur, podrías tener la oportunidad de trabajar en proyectos apasionantes en diferentes ubicaciones.

Construir una marca comienza con una historia
FIRST es una agencia líder mundial en experiencias de marca que ofrece servicios de Contenido, Creatividad, Tecnología Digital, Gestión y Entrega, y Datos e Insights. Durante 30 años, hemos utilizado tres modelos de entrega flexibles: equipos integrados (Embedded teams), operaciones de Corporate Campus y una agencia de servicio completo (Full-Service Agency).

Gestionando más de 37.000 eventos y proyectos anualmente en 110 países, FIRST presta servicios a más de 130 marcas, especializándose en empresas Fortune 500 dentro de los sectores de Servicios Financieros, Tecnología, Salud, Medios y Servicios Profesionales. Reconocida constantemente por su excelencia, sus galardones recientes incluyen Chief Marketer Agency of the Year 2026, el Ad Net Zero Award por sostenibilidad, entre otros.

Más información en www.firstagency.com

Lo que harías

El/la Attendee Data Manager de Housing & Delegate Management liderará la gestión de alojamiento y delegados en los eventos, asegurando la ejecución fluida de la estrategia de bloques de habitaciones, los procesos de delegados y las tareas relacionadas con los datos. Este puesto implica mantener datos precisos de los asistentes, colaborar con las partes interesadas del evento y proporcionar la gestión de bases de datos para garantizar la coherencia y la exactitud. Según sea necesario, este puesto también apoyará responsabilidades más amplias de gestión de datos de asistentes, incluyendo el registro online, las comunicaciones del evento y los informes de asistentes post-evento.

Este puesto puede requerir hasta un 40% de viajes nacionales y/o internacionales.

Este puesto tiene base en Londres (remoto) y requerirá viajar y/o trabajar dentro de la UE en relación con los programas de los clientes. Los candidatos deben tener derecho a realizar el trabajo y los viajes requeridos sin necesidad de patrocinio del empleador ni de que el empleador obtenga una autorización de trabajo adicional.

Tus contribuciones

• Gestionar el registro de extremo a extremo para eventos presenciales, híbridos y virtuales de gran volumen, incluyendo el desarrollo, las pruebas y la entrega de las comunicaciones relacionadas (save-the-dates, invitaciones, recordatorios, confirmaciones, encuestas, etc.)
• Gestión de bases de datos para garantizar la coherencia y exactitud de la información, incluyendo la entrada de datos, la generación de listas y el análisis bajo petición
• Actuar como punto de contacto principal para las consultas de registro de asistentes y clientes, respondiendo dentro de los SLA acordados
• Establecer las comunicaciones a nivel de programa, los informes, los procesos operativos, los plazos, las vías de escalada y los enfoques in situ.
• Garantizar un rastro de procesos totalmente documentado utilizando plantillas estandarizadas y asegurar el cumplimiento de los sistemas internos/del cliente.
• Liderar la resolución de excepciones complejas y proporcionar liderazgo in situ para programas prioritarios.
• Revisar los informes y análisis del programa, traduciendo los hallazgos en recomendaciones claras para las partes interesadas.
• Tratamiento diligente de los datos confidenciales de los invitados, garantizando la exactitud y la coherencia siguiendo las directrices de cumplimiento para información sensible (PII)
• Coordinar la logística de los asistentes (transporte, alojamiento, tallas de regalos y otros puntos de datos requeridos) con clientes, organizadores de eventos y proveedores
• Supervisar las listas de habitaciones, el envío de información a hoteles, el seguimiento de reservas (pickup), la gestión de reservas, los requisitos VIP, las instrucciones de facturación y la conciliación final.
• Liderar la estrategia y la entrega de la gestión de alojamiento y delegados para programas complejos, de alto perfil, de múltiples hoteles y concurrentes.
• Ejercer un juicio independiente para resolver problemas complejos de hoteles, delegados, capacidad, servicio y datos.
• Identificar y evaluar la exposición operativa, de bloques de habitaciones, de atrición, de servicio y financiera, y recomendar estrategias de mitigación.
• Comprender los acuerdos contractuales existentes, identificar problemas y asesorar a los clientes/equipos internos.
• Impresión de acreditaciones, tarjetas de mesa, tarjetas de sitio, avisos de salida, confirmaciones por correo electrónico, agendas, señalización, etc., cuando sea necesario.
• Empaquetado, pedido y envío de suministros para eventos; mantener una cuadrícula de envíos y realizar el seguimiento de las entregas
• Apoyar a los gestores de proyectos de eventos con la logística del programa, la producción y la ejecución in situ, incluyendo el apoyo previo al evento y el del día del mismo, así como viajes según sea necesario
• Gestionar los informes de asistentes post-evento
• Mentorear y formar a Coordinadores, Asociados y nuevos empleados, proporcionando supervisión de calidad y orientación continua

Lo que buscamos